5 conseils pour faire un bon budget de trésorerie

1. Bien comprendre ses flux de trésorerie

La trésorerie d’une entreprise n’est pas quelque chose de figé. C’est au contraire un ensemble de flux qui ne cessent d’évoluer et qu’il faut bien connaître pour ne pas commettre d’erreurs dans leur interprétation ou dans leur gestion au quotidien. Voici notamment quelques notions à maîtriser : 

L’historique des flux

Avant de se tourner vers l'avenir, il est indispensable de jeter un regard en arrière. L'examen des données des années précédentes offre un précieux aperçu des tendances de trésorerie, des périodes de creux et des pics. Cette analyse historique vous permettra de prévoir plus précisément vos besoins futurs.

Les différents types de flux

Tous les mouvements de trésorerie ne sont pas créés égaux. Pour une meilleure clarté, il est essentiel de catégoriser ces mouvements en trois types principaux :

• Flux opérationnels : Ce sont les flux liés à l'activité principale de votre entreprise, comme les rentrées d'argent des ventes ou les paiements aux fournisseurs.
• Flux d'investissement : Ils concernent les entrées et sorties de trésorerie liées à des acquisitions ou des ventes d'actifs, comme l'achat de matériel ou la vente d'une filiale.
• Flux de financement : Ces flux sont relatifs à vos relations avec vos actionnaires ou créanciers, comme l'émission d'actions, le paiement de dividendes ou la contraction d'emprunts.

La prévision des flux : 

Une fois que vous avez une vision claire de vos flux passés et que vous les avez catégorisés, l'étape suivante est de projeter ces informations dans le futur. Estimez les entrées et sorties régulières, mais soyez également attentif aux événements ponctuels. Par exemple, si vous savez qu'un gros investissement est prévu dans les six prochains mois, intégrez-le à vos prévisions.

2. Anticiper les périodes de tension financière

Même les entreprises les plus prospères peuvent rencontrer des difficultés de trésorerie si elles ne sont pas préparées à affronter des périodes de tension financière. La capacité à anticiper ces périodes peut faire la différence entre une entreprise qui se développe et une autre qui peine à rester à flot. Pour bien aborder ces séquences de tensions, voici ce qu’il faut retenir : 

Identification des périodes critiques

Grâce à une analyse approfondie de vos flux de trésorerie et de vos prévisions, identifiez les mois ou les trimestres où vous pourriez rencontrer des défis financiers. Ces périodes peuvent résulter d'une saisonnalité propre à votre secteur d'activité, de grosses dépenses programmées ou de rentrées d'argent incertaines consécutives à des difficultées rencontrées par un client, par exemple.

Mise en place de réserves

Une fois ces périodes critiques identifiées, envisagez de constituer un fonds de sécurité. Cela pourrait être une somme mise de côté dans un compte d'entreprise séparé, spécifiquement dédié à couvrir les besoins de trésorerie imprévus. Le montant de cette réserve dépendra de la taille de votre entreprise, de vos obligations financières et de votre niveau de tolérance au risque. L’idée n’est évidemment pas d'immobiliser inutilement de la trésorerie, mais d’être en capacité de surmonter un imprévu. 

Préparer des lignes de crédit

Il est prudent d'établir des relations solides avec vos partenaires financiers (à commencer par les banques)  bien avant de ressentir le besoin de liquidités supplémentaires. Ainsi, envisagez de mettre en place des lignes de crédit pré-approuvées. Ces facilités peuvent être utilisées en cas de besoin urgent, offrant ainsi une bouée de sauvetage à votre trésorerie sans avoir à négocier un prêt dans l'urgence.

3. Optimiser la gestion des créances et des dettes

En matière de gestion de trésorerie, le timing des entrées et des sorties d'argent peut avoir des conséquences profondes sur la santé financière de l’entreprise. Pour garder les liquidités sous contrôle, une gestion rigoureuse des créances et des dettes est vitale. Voici quelques pistes pour optimiser cet aspect : 

Mettre en place une politique de crédit client

La rapidité avec laquelle vos clients règlent leurs factures peut considérablement affecter votre trésorerie. Il est donc important de définir une politique de crédit claire. Pour cela : 

• Fixez des délais de paiement raisonnables et conformes à la norme de votre industrie.
• Assurez un suivi régulier des comptes débiteurs, et n'hésitez pas à relancer les clients en retard.
• Envisagez des incitatifs pour encourager les paiements anticipés ou dans les temps, tels que des remises ou des avantages.

Optimiser la gestion des fournisseurs : 

De l'autre côté de l'équation, vous avez vos créanciers. Bien gérer vos relations avec eux est tout aussi crucial :

• Négociez des conditions de paiement qui correspondent à vos prévisions de trésorerie. Si possible, essayez d'aligner vos délais de paiement avec ceux de vos créances.
• Respectez scrupuleusement vos engagements. Payer à temps (ni trop tôt, ni trop tard) renforce la confiance et peut ouvrir la porte à de meilleures conditions à l'avenir.
• Établissez un dialogue ouvert. En cas de difficultés de trésorerie prévues, une communication proactive avec vos fournisseurs peut permettre de renégocier temporairement les conditions.

Avoir recours aux escomptes 

Si vos fournisseurs offrent des remises pour paiement anticipé, évaluez si cela est avantageux pour votre trésorerie. Dans certains cas, l'économie réalisée peut compenser largement le coût d'opportunité de payer en avance.

4. Révisez régulièrement vos prévisions

Les prévisions que vous établissez aujourd'hui peuvent ne plus être pertinentes dans quelques mois en raison de facteurs internes ou externes. Il est donc nécessaire de revisiter et d'ajuster ces prévisions régulièrement.

Mise à jour mensuelle

Les conditions du marché, les comportements des clients, et même les événements mondiaux peuvent influencer votre trésorerie. C'est pourquoi une révision mensuelle de vos prévisions est recommandée dans la plupart des cas. Ajustez-les en fonction des réalisations du mois précédent et intégrez toute nouvelle information susceptible d'influencer les mois à venir.

Analyse des écarts

Lors de la révision de vos prévisions, il est crucial d'analyser les écarts entre ce que vous aviez prévu et ce qui s'est réellement passé. Cette analyse vous permettra de :

• Identifier les causes sous-jacentes des variations. Étaient-elles dues à des facteurs exceptionnels ou indiquent-elles une nouvelle tendance ?
• Affiner vos méthodes de prévision pour améliorer la précision future.
• Prendre des mesures correctives si nécessaire, qu'il s'agisse d'ajuster une stratégie marketing, de renégocier avec un fournisseur ou de revoir votre politique de crédit client.

Prise de décisions éclairée 

Une révision régulière de vos prévisions vous offre l'opportunité de prendre des décisions stratégiques en temps réel. Au lieu de réagir à des crises de trésorerie, vous serez en mesure d'agir proactivement, que ce soit pour investir dans de nouvelles opportunités, embaucher du personnel supplémentaire, ou ajuster votre stratégie financière.

5. Intégrez la technologie dans votre gestion de trésorerie

Avec l'évolution rapide des technologies financières, les dirigeants de PME disposent aujourd'hui d'outils puissants pour améliorer la gestion de leur trésorerie. Ces outils peuvent non seulement faciliter le suivi, mais aussi offrir des insights précieux pour prendre des décisions éclairées.

Utilisez une logiciel de gestion financière

Choisissez un logiciel de gestion financière adapté à la taille et aux besoins de votre entreprise. Ces logiciels peuvent automatiser de nombreuses tâches, comme le rapprochement bancaire, le suivi des factures, ou encore la génération de rapports financiers. Cette automatisation réduit les erreurs humaines et libère du temps pour se concentrer sur des tâches stratégiques.

Ces outils peuvent analyser vos données historiques et actuelles pour prédire avec précision les tendances de trésorerie futures, vous aidant ainsi à anticiper les défis et les opportunités. La plateforme Regate, par exemple, s’appuie sur toutes les données dont elle dispose (opérations bancaires, factures reçues et émises, historique, etc.) pour vous proposer une analyse complémentaire de votre réalisé et de votre prévisionnel classique.  

Envisagez également l’utilisation de solutions de paiement numériques pour faciliter et accélérer les transactions avec vos clients et fournisseurs. Cela peut inclure des portails de paiement en ligne, des applications mobiles ou même des solutions de paiement instantané.

Ne négligez pas la sécurité et la conformité

Avec la digitalisation vient la responsabilité de protéger les données sensibles. Assurez-vous que les solutions technologiques que vous adoptez sont conformes aux réglementations en vigueur et offrent des garanties solides en matière de sécurité. Des mesures comme le chiffrement des données, l'authentification à deux facteurs et les mises à jour régulières sont essentielles.

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