Certification des factures électroniques : quel fonctionnement à partir de 2026 ?

Initialement prévue pour le 1er juillet 2024, l’application de la réforme de la facture électronique en France a été repoussée de deux ans en raison de l’ampleur et de la complexité des changements à venir. Voici les nouvelles modalités qui vont encadrer la mise en place du système qui permettra à terme d’envoyer et de recevoir des factures électroniques certifiées conformes. 

Quel est le nouveau calendrier de la réforme en France ?

Pour laisser le temps à l’administration et aux entreprises de mieux se préparer à l’arrivée de la facture électronique, le calendrier a été revu en profondeur. Initialement, il comportait trois étapes (en 2024, 2025 et 2026, selon la taille des entreprises concernées). Désormais, le passage à la facture électronique obligatoire est programmé en deux étapes seulement : 

• 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises. Obligation d’émission et de e-reporting pour les grandes entreprises et les ETI.

• 1er septembre 2027 : Obligation d’émission et de e-reporting pour tous, y compris les TPE-PME et microentreprises. 

Quelles sont les entreprises concernées par la réforme de 2026 ?

La facturation électronique s’applique déjà aux entreprises assujetties à la TVA pour les transactions B2G (autrement dit les transactions entre entreprises et donneurs d’ordre publics : collectivités territoriales, État, hôpitaux, établissements d’enseignement supérieur, etc.)

À partir de 2026, elle commencera à s’appliquer à toutes les entreprises assujetties pour les transactions B2B (les transactions entre professionnels).

Le volet e-reporting (la transmission des données de transaction à l’administration fiscale) s’appliquera à toutes les entreprises assujetties, pour les transactions B2B, mais aussi B2C. 

Les modalités techniques de la facturation électronique

Le système sur lequel l’utilisation de la facture électronique en France est appelé “Système en Y” car il comporte trois branches : une vers l’émetteur de la facture, l’autre vers le récipiendaire et une troisième branche vers l’administration. Au centre de ce système se trouvent les plateformes qui vont rendre la transmission possible sur le plan technique et garantir la conformité des factures : le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires. Ces plateformes vont garantir que les factures transmises seront conformes, que ce soit pour le format utilisé (Factur-X ou un autre format officiellement accepté), pour les mentions obligatoires, etc. 

Le Portail Public de Facturation : la plateforme publique

Par l’intermédiaire de l’Agence financière pour l’informatique de l’État (AIFE), l’administration développe actuellement un Portail Public de Facturation qui permettra à toutes les entreprises assujetties de déposer leurs factures électroniques et de procéder au passage au e-reporting. Ce portail sera une évolution de la plateforme Chorus Pro, utilisée depuis 2020 pour la facturation électronique dans le cadre des transactions B2G. L’utilisation du PPF sera gratuire.

Les plateformes de dématérialisation des factures (PDP)

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) sont des acteurs privés qui vont être amenés à jouer un rôle central dans l'écosystème de la facturation électronique en facilitant l'échange sécurisé de factures entre les entreprises. 

Ces plateformes garantissent non seulement la conformité avec les standards établis mais offrent également divers services à valeur ajoutée tels que la conversion de formats, l'archivage légal et la gestion du cycle de vie des factures.

Pour pouvoir intégrer le système, ces plateformes devront être immatriculées par l’État (la procédure a déjà démarré) et répondre à des critères stricts en matière de sécurité, comme une certification ISO27001 et SecNumCloud. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires devront également gérer au moins un des “formats du socle”, les formats reconnus par l’État pour la transmission des factures électroniques. Le plus utilisé devrait être Factur-X, un format de données structurées qui comporte également un fichier pdf pour la visualisation de la facture par des utilisateurs humains. 

L’immatriculation sera accordée pour trois ans, renouvelables, et des contrôles seront régulièrement opérés.

Pourquoi utiliser une PDP plutôt que le PPF ? 

Le PPF sera accessible gratuitement à toutes les entreprises concernées par la réforme et qui souhaitent s’assurer de la conformité de leurs factures électroniques.. Néanmoins, il n’offrira qu’un panel de fonctionnalités limitées et une ergonomie plus proche du site impots.gouv.fr que des logiciels modernes. Il ne conviendra qu’aux assujettis qui n’émettent ou ne reçoivent que quelques factures chaque mois. 

Pour les autres, les PDP apporteront une ergonomie plus moderne et des fonctionnalités supplémentaires. Les PDP, tout autant que le PPF, seront aptes à garantir la conformité des factures et à certifier leur authenticité.

Comment se préparer à la facture électronique dès 2024 ?

La réforme de la facturation électronique, tout en imposant des changements significatifs, n’en représente pas moins une opportunité unique de modernisation et d'optimisation des processus financiers et comptables au sein des entreprises, à condition d’être bien anticipée.Voici quelques conseils pour se préparer efficacement : 

• Évaluez vos processus actuels de facturation pour identifier les adaptations nécessaires à la facturation électronique.
• Impliquez vos équipes dès le début pour les familiariser avec les nouveaux outils et processus.
• Sélectionnez une solution de facturation électronique adaptée à vos besoins, en tenant compte de sa compatibilité avec les standards imposés par la réforme. Cela peut-être une PDP, ou un simple Opérateur de dématérialisation (OD). ais ce dernier devra se connecter lui-même à une PDP pour la transmission des factures. 
• Avant le déploiement complet, effectuez des tests pour vous assurer de la fiabilité de votre système de facturation électronique.
• Rapprochez-vous des acteurs institutionnels qui peuvent vous apporter informations et conseils : chambres consulaires, organisation professionnelles, services de l’État, etc. 

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