Factures non conformes : définition, sanctions et conseils pratiques

Les factures non conformes constituent un risque souvent sous-estimé par les entreprises. Les sanctions peuvent en effet être très lourdes, jusqu’à mettre en péril leur stabilité financière. D'où l'importance cruciale d'une gestion comptable rigoureuse.

C’est le cauchemar de tout expert-comptable : voir une entreprise cliente faire face à des conséquences financières désastreuses, des retards de paiement et même des litiges juridiques coûteux, à cause d’une simple erreur sur une facture. 

Lorsqu’elles ne sont pas repérées à temps, les factures non conformes peuvent en effet entraîner des amendes substantielles et compromettre la réputation d'une entreprise.

Alors que faut-il savoir sur le sujet ? Quelles sont les obligations légales et comment éviter les pièges courants ? On vous dit tout dans cet article.

Qu’est-ce qu’une facture non conforme ?

Toute entreprise ou professionnel qui propose des produits ou des services doit transmettre des factures à ses clients, pour formaliser et documenter la transaction commerciale en détaillant les biens ou services fournis. La facture est en effet un document fondamental pour le suivi comptable, fiscal et financier.

Mais une facture ne doit pas être faite n’importe comment. Comme le souligne le Ministère de l’Économie et des Finances, elle doit répondre à “certaines contraintes de contenu, définies par les textes et notamment le code de commerce”. Il en va en effet de sa valeur juridique.

Que se passe-t-il alors, lorsque ces contraintes de contenu ne sont pas respectées ? Par exemple, lorsque certaines informations sont manquantes ou erronées ? Eh bien on parle de facture “non conforme”.

Parmi les mentions obligatoires, il y a notamment :

• Le nom et l’adresse des parties
• La date de la vente ou de la prestation de services
• La quantité et dénomination précise des produits ou services
• Le prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties
• La date d'échéance du règlement et pénalités en cas de retard
• L'adresse de facturation, si elle est différente de celle du client, ainsi que le numéro du bon de commande dans le cas échéant.

Au-delà de ces normes en matière de contenu, la facture doit également respecter un certain formalisme. Elle doit par exemple être délivrée selon une échéance donnée (au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services, sauf cas spécifiques), être conforme à l’éventuel bon de commande auquel elle est associée, et respecter un ordre de numérotation chronologique.

Quelles sont les sanctions encourues en cas de facture non conforme ?

En cas de contrôle et de constatation du non-respect des règles de facturation, il y a 2 types de sanctions potentielles :

1. Les sanctions fiscales :

L’entreprise peut être sanctionnée par un paiement de 15 euros par mention manquante ou inexacte (plafonné au quart du montant de la facture émise). Cela peut paraître peu, mais lorsque cette sanction s’applique à un grand volume de factures, la note peut être très salée.

Si l'adresse ou l'identité du client ou du fournisseur ont été dissimulés ou modifiés, l’entreprise s’expose par ailleurs à une amende dont le montant est égal à 50 % du montant total des factures concernées.

Enfin, si la TVA n’est pas indiquée, le risque pour l’entreprise est de ne pas pouvoir la déduire. L’oubli de cette ligne peut donc être très préjudiciable.

2. Les sanctions pénales :

Le gérant de l’entreprise responsable d’une ou plusieurs factures non conforme peut aller jusqu’à écoper d’une amende de 75 000 euros. Et ce n,’est pas tout : s’il récidive dans les 2 années suivantes, le montant de l’amende est doublé. Il peut donc atteindre 150 000 euros.

Ces sanctions ne concernent bien évidemment que les cas les plus graves, mais elles sont une réalité à garder en tête au moment d’émettre et de vérifier ses factures !

Comment se protéger des risques liés aux factures non conformes ?

Pour éviter les sanctions potentielles associées aux factures non conformes, il est crucial de prendre des mesures préventives efficaces. Voici quelques conseils concrets pour les experts-comptables :

• Connaître la loi : il est essentiel de maîtriser les obligations légales en matière de facturation. Vous devez par ailleurs être vigilants sur l’évolution des réglementations pour vous assurer de rester en conformité.

• Digitaliser l’émission de ses factures : pour éviter les erreurs, rien de mieux qu’éviter le traitement manuel des factures ! En dématérialisant vos process, vous réduirez en effet le risque d’oublis ou d’incohérences. Pour cela, l’idéal est de vous tourner vers un logiciel de facturation adapté, comme Regate.

• Mettre en place un contrôle interne robuste : établissez des procédures rigoureuses de vérification des factures. Les audits réguliers et la mise en place d'une PAF (piste d’audit fiable) renforceront en effet la fiabilité de votre processus de facturation et vous permettront de prouver l’authenticité de vos documents à l’administration fiscale.

• Adopter les bons réflexes en cas d’identification d’une facture non conforme : si une erreur est identifiée, il est crucial de ne pas supprimer la facture, mais de la rectifier immédiatement. Assurez-vous par ailleurs que toutes les corrections soient documentées de manière transparente et conforme aux exigences légales.

Factures non conformes : quelles perspectives à l’aube de la généralisation de la facture électronique ?

La réforme de la facture électronique, qui entrera en vigueur à partir de 2026, promet de changer la donne en matière de conformité des factures et de traçabilité des transactions.

Elle devrait en effet accélérer la digitalisation de l’émission et de la réception des factures au sein des entreprises, et permettre ainsi une réduction considérable du nombre d’erreurs grâce à des processus automatisés.

La plupart des factures non conformes devraient par ailleurs être automatiquement rejetées par le PPF (Portail Public de Facturation) de l'administration française ou par les PDP (Plateformes de Dématérialisations Partenaires).

Attention, il est toutefois probable que la facture électronique n’élimine pas totalement les risques liés aux factures non conformes. Les erreurs pourront en effet toujours survenir à divers stades du processus, que ce soit lors de la saisie des données, de la sélection des bons paramètres fiscaux, ou même en raison de problèmes techniques tels que des erreurs de transmission ou des dysfonctionnements des systèmes informatiques.

Il est donc essentiel pour les experts-comptables de maintenir une vigilance constante et de se former en continu sur les bonnes pratiques de facturation !