Factura electrónica: cuestiones claves y pasos a seguir

La digitalización ha llevado a muchas empresas, independientemente de su tamaño o sector, a modificar sus procesos internos para adaptarlos a un entorno digital y automatizado. 

Así, la factura electrónica surge como una versión que reemplaza a la factura impresa tradicional y se consolida cada vez más como una herramienta clave en la lucha contra el retraso en los pagos. 

Pero ¿qué tipos de factura electrónica existen? ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica? ¿Qué impacto tiene las novedades de la Ley Crea y Crece en la factura electrónica? Desde Regate analizamos estas cuestiones y todas las claves sobre la factura electrónica.

¿Qué es la factura electrónica?

Si bien una factura es el comprobante asociado a la entrega de bienes o servicios, la factura electrónica es el mismo documento, pero en formato digital.  Este tipo de factura tiene los mismos efectos legales que su versión en papel y garantiza la autenticidad de las transacciones del mismo modo.   

La factura electrónica, al igual que cualquier otra factura, es crucial para registrar una compraventa, otorgando validez legal y fiscal a la operación comercial. Su carácter digital posibilita la documentación de manera electrónica, agilizando así los procedimientos para los profesionales.

Tipos de factura electrónica

Existen dos tipos de factura electrónica:

1. La factura electrónica no estructurada o factura digital: carece de un formato definido (puede ser un PDF o un archivo de imagen obtenido al escanear una factura de papel). Para su gestión y procesamiento se requiere intervención manual o un proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). 
2. La factura electrónica estructurada: utiliza un formato electrónico específico, que suele basarse en lenguaje XML y en datos estructurados, los cuales permiten que las facturas se generen automáticamente desde un programa de facturación, como el de Regate, y que sean legibles para otros sistemas informáticos. 

Una factura electrónica es un documento en formato digital que refleja una compraventa de bienes o servicios. Posee la misma validez legal que una factura convencional y debe cumplir con una serie de condiciones y datos esenciales.

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Partes de una factura electrónica

Del mismo modo que las facturas convencionales, para que una factura electrónica sea válida legalmente debe contener los datos esenciales y cumplir con los requisitos establecidos. 

Así pues, los elementos de una factura electrónica (a excepción de la firma electrónica) son idénticos a los de una factura tradicional:

• Numeración secuencial para identificar cada factura de manera única.
• Fecha de emisión que indica el momento en que se genera el documento.
• Datos fiscales de identificación del emisor y del destinatario de la factura.
• Descripción detallada del concepto o conceptos que se están vendiendo o comprando.
• Base imponible para conocer el valor de la transacción sin impuestos.
• Tipo impositivo aplicado para calcular los impuestos correspondientes.
• Importe total de la factura para totalizar la transacción.

No obstante, con la llegada del Reglamento Verifactu se introducen nuevos elementos, como el estado de cobro y pago de las facturas, los códigos QR y los códigos alfanuméricos. 

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica? 

La facturación electrónica presenta una serie de funcionalidades y ventajas significativas:

• Combatir la morosidad enfrentando el problema de retrasos en los pagos.
• Agilizar los procesos de tramitación al reducir los tiempos de procesamiento, incluido el cobro, mientras se facilita un acceso rápido y sencillo a las facturas archivadas. 
• Mejorar la atención y experiencia del cliente al proporcionar una gestión más eficiente y ágil de las transacciones comerciales.
• Aumentar la precisión y reducir los errores humanos asociados con la gestión manual, como la duplicación o la omisión de datos.
• Reducir costos ambientales al disminuir el uso de papel, eliminar la necesidad de imprimir y enviar facturas por correo postal, así como evitar el almacenamiento físico de documentos.

Por todas estas ventajas, son cada vez más empresas las que depositan su confianza en un software de facturación electrónica para cumplir con los estándares regulatorios y poder aprovecharse de estos beneficios. 

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica ? 

Actualmente, la factura electrónica sólo es obligatoria en las relaciones comerciales entre empresas y la Administración (B2G o Business to Government).

Aunque en nuestro país el sistema de facturación electrónica ha experimentado varias etapas, actualmente la situación se ha regularizado con la llegada a Europa de un estándar de factura electrónica, el CEN-TC/434, que es de uso obligatorio en los estados miembros de la Unión Europea. 

No obstante, la obligatoriedad del uso de la factura electrónica se extenderá próximamente a todos los intercambios entre empresarios y profesionales (B2B) con la Ley Crea y Crece, publicada en el BOE en septiembre de 2022 y en vigor desde octubre del mismo año. Con esta ley se establece por primera vez una norma para la factura electrónica en el ámbito privado. 

En definitiva, hay que distinguir entre el sector público y privado cuando hablamos de la obligatoriedad de la factura electrónica: 

• En el sector público, la factura electrónica es obligatoria desde hace unos años, en base a la Ley 25/2013. Esta norma convirtió la factura electrónica en un requisito esencial en las operaciones dirigidas a las administraciones públicas, aunque existen algunas excepciones (como las facturas emitidas por una cantidad inferior a 5.000 euros).
• En el sector privado, la factura electrónica es obligatoria (también para PYMES y autónomos) desde la llegada de la Ley Crea y Crece. 

Por lo tanto, actualmente la factura electrónica solo es de obligado cumplimiento para aquellas empresas que emitan facturas dirigidas a la Administración Pública, aunque desde finales de 2024 también se ampliará para aquellos que emitan facturas a profesionales del sector privado.

Hay que tener en cuenta que todavía existen algunas operaciones que pueden continuar con las facturas en papel, como aquellas facturas dirigidas a consumidores finales o usuarios particulares.

¿Cómo se hace una factura electrónica? 

Como hemos explicado, la factura electrónica es el equivalente a la factura en papel, con la distinción de que se transmite mediante medios electrónicos y telemáticos. 

Por lo tanto, ¿qué se necesita para emitir una factura electrónica? El proceso de emisión de una factura electrónica consta de dos etapas:

• En primer lugar, se genera la factura de la misma manera que se haría con una factura impresa, y se guarda en un archivo de datos.
• Posteriormente, una vez creada la factura, se puede optar por firmarla electrónicamente utilizando el certificado digital del emisor, si así se desea.

Las obligaciones del emisor de la factura electrónica

Además, quien emite una factura electrónica tiene ciertas responsabilidades: 

• Crear la factura a través de una aplicación informática que cumpla con los requisitos mínimos establecidos para este tipo de documento, en función del nuevo reglamento Verifactu.

• Asegurar el acceso a la factura, permitiendo su visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga y eventual impresión.
• Conservar los datos relacionados con la factura, aunque no sea necesario conservar la factura en sí, sino más bien la base de datos que la generó.
• Registrar la factura en la contabilidad de la empresa.
• Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas emitidas o almacenadas mediante los controles de gestión habituales en su actividad empresarial o profesional. 

Las obligaciones del receptor de la factura electrónica 

La persona que recibe una factura también tiene una serie de obligaciones de facturación. En primer lugar, debe asegurarse de recibir la factura y asegurar que cumple con los requisitos mínimos exigidos, así como verificar la seguridad de la firma electrónica.

Por otro lado, tiene que conservar la factura recibida en su formato original o designar a un tercero para esta tarea. Además, debe facilitar el acceso a la factura para su visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga e impresión.

Sanciones por incumplimiento de la factura electrónica 

En el sector privado, la Ley Crea y Crece impone una infracción administrativa a las empresas y autónomos que no faciliten a los clientes la recepción de facturas en formato electrónico o acceso a ellas en un lapso de 4 años. 

Estas infracciones podrán acarrear advertencias o multas de hasta 10.000 euros, según lo recogido en el artículo 12 de la Ley Crea y Crece, que modifica el artículo 2 bis de la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

En definitiva, la factura electrónica aparece como una herramienta indispensable para agilizar procesos, reducir costos, fortalecer la seguridad y promover la transparencia. Si quieres saber cómo trabajamos en Regate para que el proceso de facturación electrónica sea lo más cómodo posible, puedes solicitar una demostración gratuita

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