Optimiser la gestion des notes de frais

Un salarié sur trois a déjà constaté une erreur sur sa fiche de salaire.

Et parmi ces erreurs, les problèmes liés aux notes de frais arrivent en tête.

Mais, quelles sont les dépenses éligibles à une note de frais ? Quelles méthodes et processus les entreprises peuvent-elles mettre en place pour optimiser la gestion de leurs notes de frais ?

Dans cet article, nous vous partageons nos meilleurs conseils.
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Notes de frais : comprendre les fondamentaux

Les notes de frais font l’objet d’un strict encadrement par la loi. L’objectif est de lutter contre les dépenses fictives et les rémunérations déguisées. Les contrôles URSSAF et les contrôles fiscaux sont particulièrement rigoureux sur la question.

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Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Une note de frais est un document qui est établi par un salarié et qui récapitule l’ensemble des frais professionnels engagés pendant une période donnée.

Elle est établie dans le but d’obtenir le remboursement des frais du salarié par son employeur.

L’ensemble des frais qui ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise et pour l’activité professionnelle du salarié sont susceptibles d’être remboursés par l’employeur. 

Toutefois, il y a quelques conditions à respecter : 

• Un justificatif doit être fourni ;
• La dépense doit répondre à un besoin réel de l’activité ;
• Des mentions spécifiques doivent figurer sur le document de note de frais et les dépenses engagées doivent faire partie des différentes catégories autorisées par l’administration fiscale. 

Quel que soit le montant de la note de frais, le remboursement d’une note de frais peut se faire de deux manières :

• Le remboursement des frais réels : l’entreprise s’engage à rembourser la totalité des dépenses engagées dans le cadre d’une mission. Pour la procédure de remboursement de note de frais, il est impératif de présenter un justificatif de note de frais ;
• Le remboursement des frais forfaitaires : dans ce cas de figure, le chef d’entreprise fixe un montant forfaitaire pour les différents frais professionnels. Pour cette option, il doit se référer sur le barème établi par l'URSSAF lors du remboursement de ses salariés. Ce mode de remboursement de notes de frais est beaucoup plus simple à gérer, car il n’oblige pas à vérifier les justificatifs de note de frais.

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Quels sont les éléments indispensables d'une note de frais valide ? 

L’administration fiscale n’a pas défini de modèle officiel pour les notes de frais, chaque entreprise peut choisir son propre format. Cependant, pour faciliter le traitement de vos notes de frais, nous vous recommandons de proposer un modèle unique pour l’ensemble de vos collaborateurs.

Pour qu’une note de frais soit jugée valide et fasse l’objet d’un remboursement de la part de l’employeur, elle doit remplir un certain nombre de conditions. Voyons lesquelles.

Le justificatif

Le justificatif à fournir dans le cas d’une note de frais peut être physique (tickets de caisses, factures papier) ou virtuel (factures au format PDF). 

Celui-ci va permettre de justifier les dépenses des collaborateurs et les remboursements réalisés par l’entreprise. Ils sont également utiles en cas de contrôle fiscal.

Date et nom

La note de frais doit impérativement comporter le nom du salarié ayant engagé la dépense, ainsi que la date de la dépense.

Les autres éléments obligatoires

Plusieurs éléments doivent aussi être indiqués pour qu’une note de frais soit validée :

• La date de l’opération ;
• Le lieu de l’opération ;
• Le montant de l’opération ;
• Le motif de l’opération ;
• Le montant de la TVA (s’il y en a).

En fonction des dépenses, il faudra aussi prendre en compte d’autres critères. 

Pour une note de frais kilométrique, par exemple, il faut nécessairement indiquer le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage total parcouru et la puissance fiscale du véhicule. 

Lorsqu’un salarié invite un client au restaurant, il faudra alors mentionner sur la note : le nom et la fonction de chaque convive, ainsi que le nom de leur entreprise. 

Les justificatifs d’hébergement doivent eux faire l’objet d’une facture détaillée comprenant : le nombre de nuitées, l’ensemble des frais imputés à la chambre occupée et un solde nul. 

Quand les salariés peuvent-ils faire une note de frais ? 

Chaque dépense engagée par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle peut être considérée comme des frais professionnels. Ces frais doivent être pris en charge par l’employeur et remboursés par l’entreprise.

Plusieurs catégories de frais peuvent être remboursées.
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Les frais de déplacement

Si le lieu de déplacement est à plus de 50 kilomètres de distance du domicile du salarié, des frais de déplacement peuvent être appliqués, à condition qu’il soit impossible d’effectuer le trajet aller en moins de 1 h 30 grâce aux transports en commun. Au-delà de cette règle, peu importe que le salarié se soit déplacé en train, en avion, ou qu’il ait emprunté un véhicule de location lors d’un déplacement professionnel : ses billets, ses frais d’essence ou même de péage sont pris en charge. S’il utilise son véhicule personnel, il peut alors toucher des indemnités kilométriques.
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Les frais d’hébergement. 

Les frais de logements liés à un déplacement professionnel peuvent être considérés comme frais professionnels et remboursés par l’employeur : un séjour à l’hôtel ou la location d’un appartement pour un déplacement ponctuel par exemple.
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Les frais de repas. 

Les frais de repas peuvent être pris en charge et remboursés par l’entreprise. L’indemnisation des frais professionnels liés aux repas, peut se faire par le biais d’un remboursement forfaitaire ou en fonction des dépenses réellement engagées, pour cela, il faut pouvoir justifier les frais de restauration avec une facture (ou un ticket) détaillé. 

Les frais de télétravail. 

De plus en plus utilisé par les entreprises et les salariés, les frais engagés par un salarié en télétravail peuvent être remboursés sous certaines conditions. 

Une indemnité forfaitaire peut être versée : l’allocation forfaitaire peut être exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois, pour une journée de travail par semaine, les salariés peuvent également être remboursés des frais réels, selon le tableau établi par l’URSSAF.
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Les cadeaux offerts 

Les cadeaux offerts aux clients et partenaires, doivent être offerts dans l’intérêt de l’entreprise et leur valeur ne doit pas être “excessive”. La TVA peut être récupérée si les cadeaux ne dépassent pas 69 € TTC par an et par client.

Comment gérer les notes de frais ?

En 2015, Ruigrok NetPanel et Unit4 ont mené une étude sur les Français et leurs notes de frais. Ils ont mis en évidence que les Français renoncent en moyenne à 212 € de notes de frais chaque année. Les principales raisons évoquées sont : des procédures trop longues ou décourageantes, des montants trop faibles pour le temps que prend la demande, la perte des justificatifs ou bien de simples oublis. 

Cette situation influence leur motivation, mais vous pouvez optimiser ce processus pour gagner en productivité. 

Nous allons maintenant vous expliquer comment.
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Étape 1 : mettre en place une solution d'enregistrement des notes de frais

Pour bien vous organiser, mettez en place un document standard pour que les salariés puissent déclarer leurs notes de frais. De cette manière, les responsables sont sûrs de trouver toutes les informations nécessaires dans le document.

Si vous êtes adepte des méthodes traditionnelles, plus précisément, la présentation d’un papier physique, vous devez mettre à la disposition des salariés la version imprimable des fiches prévues pour la note de service.

La présentation des justificatifs de note de frais est une étape indispensable, car elle permet de valider chaque remboursement.

Dans tous les cas, les dépenses engagées doivent être cohérentes avec la valeur du bien ou du service. S’il y a le moindre doute, l’administration fiscale peut considérer certains frais comme des avantages ou des indemnisations. Le risque est alors que des cotisations sociales soient appliquées et les sommes peuvent grimper très vite.
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Étape 2 : mettre en place un circuit d'approbation

Mieux vaut éviter d'avoir plus de deux niveaux d’approbation. 

Si vous voulez que le contrôle soit efficace, vous pouvez confier cette mission au supérieur hiérarchique du salarié pour évaluer si la dépense cadre bien avec ses missions, et/ou à un comptable qui pourra vérifier que les dépenses respectent bien votre politique de dépenses et que la déclaration ne comporte pas d’erreurs.

L’idéal est de vérifier le bien fondé de la note de frais (déplacement justifié, dates et horaires cohérents…) et un œil comptable pour valider les montants indiqués (pour les indemnités kilométriques notamment, ou les taux de TVA).
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Étape 3 : comptabiliser les notes de frais 

En comptabilité, les notes de frais sont enregistrées au débit d’un compte de classe 6. Ce sont des charges pour l’entreprise. Le compte utilisé dépend ensuite de la nature de la dépense. 

Voici quelques exemples :

• Le compte 6063 « Produits d’entretien et de petit équipement » 
• Le  compte 6064 « Fournitures administratives »
• Le compte 618 « Documentation générale »
• Le  compte 6183 « Documentation technique »
• Le compte 6234 « Cadeaux » pour les cadeaux à des tiers (clients ou partenaires).
• Le compte 6256 « Missions » pour les dépenses de restauration et d’hébergement à l’occasion d’un déplacement professionnel.
• Le compte 6251 « Voyages et déplacements » pour les dépenses de transport quel que soit le mode de déplacement utilisé.
• Le compte 6257 « Réceptions » pour les dépenses de repas d’affaires avec d’autres convives.
• Le compte 626 « Frais postaux et de télécommunication »
• Le compte 647 « Autres charges sociales » pour le remboursement des frais de transport domicile-lieu de travail quand cela est possible.

D’autres comptes comptables peuvent être utilisés pour comptabiliser les notes de frais, chaque entreprise peut avoir ses spécificités.

Il arrive aussi que le remboursement soit soumis partiellement ou totalement à des cotisations sociales. L’entreprise pourra utiliser dans ce cas le compte 6414 « Indemnités et avantages divers ». La partie non-imposable peut être directement incluse dans les comptes énumérés plus haut, en fonction de sa nature.

En contrepartie du débit d’un compte de dépenses, l’entreprise crédite le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » de la même somme.
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Les logiciels et application de gestion de note de frais

Acquérir un outil pour la gestion des notes de frais peut vous faire gagner du temps et par conséquent, de l’argent. 

Pour ne pas vous tromper dans votre choix, plusieurs éléments sont à prendre en considération : 

• Privilégiez l’outil qui répond le mieux aux spécificités de votre entreprise (organisation, besoins particuliers, budget et praticité de mise en place) ;
• Choisissez un outil qui répond à votre besoin de mobilité (application, justificatifs photo …) ;

• Mais aussi, assurez-vous que votre outil de gestion des notes de frais est conforme à la législation, paramétrable, ergonomique et offre un grand confort d’utilisation.

De nombreux outils, alliant praticité et performance, vous permettent aujourd’hui de simplifier l’ensemble des démarches liées à la gestion des notes de frais (soumission des justificatifs, validation par le supérieur hiérarchique, etc.). Les salariés peuvent transmettre leurs justificatifs facilement par voie dématérialisée (format PDF, photos), envoyer les justificatifs directement via un logiciel, une application, un email ou via des fichiers partagés.