Remboursement frais kilométriques : comment ça marche ?

Un récent sondage IFOP, dévoile qu’en 2020, 76% des salariés français utilisent leur véhicule pour se rendre sur leur lieu de travail, et seulement 17,7% d’entre eux bénéficient d’un véhicule de fonction ou de service qui est mis à leur disposition directement par l’entreprise.

Pour tous les autres, les frais kilométriques peuvent s’appliquer selon des critères et des caractéristiques précises.

Est ce que vous pouvez bénéficier de cet avantage ? On vous aide à y voir plus clair.

Frais kilométriques : qu'est-ce que c'est ?

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Définition des frais kilométriques

Les frais kilométriques, appelés aussi indemnités kilométriques ou barème kilométrique, peuvent être utilisés par tous les salariés sans limitation de salaire.

Mais concrètement, qu’est-ce que c’est ?

Les salariés qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle, perçoivent de leur entreprise des indemnités kilométriques ; celles-ci sont calculées selon le barème défini par l’administration fiscale. 

Les déplacements professionnels qui ouvrent droit à la mise en place de frais kilométriques sont notamment : les visites chez des clients, les livraisons de produits et les trajets de prospection.
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L'objectif des frais kilométriques

La barème des frais kilométriques a été mis en place pour compenser les dépenses liées aux véhicules, et notamment son usure. Plusieurs types de dépenses sont concernées : 

• le carburant
• les frais d’entretien
• le remplacement des pneumatiques
• les frais de réparation
• l’assurance

L’article 83, du code général des impôts précise que les frais de péage et de stationnement ainsi que les intérêts d’emprunt, quant à eux, ne peuvent pas être pris en compte dans le barème de calcul. 

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Conditions pour bénéficier des frais kilométriques

Qui peut bénéficier des frais kilométriques ? 

Les indemnités kilométriques concernant à la fois :

• Les salariés d’une entreprise, mais aussi son dirigeant, s’il relève de l’article 62 du CGI (gérants majoritaires de SARL et EURL principalement). Les autres acteurs externes à l’entreprise (prestataires extérieurs, associés sans fonction officielle) ne sont quant à eux pas éligible au dispositif.
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• Les entrepreneurs individuels en BNC (bénéfices non commerciaux) imposés à l’impôt sur le revenu et qui utilisent leur véhicule personnel (les véhicules en location et en crédit-bail sont également concernés).

Au moment de la déclaration d’impôts sur les revenus, les salariés bénéficient automatiquement d’une déduction forfaitaire de 10% des revenus imposables. Toutefois, les personnes qui estiment avoir dépensé plus pour leurs frais de transports, peuvent opter pour 2 solutions : 

• La déduction des frais réels avec justificatifs
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• L’utilisation des barèmes kilométriques publiés par l’administration fiscale. 
  

Pour en bénéficier, le salarié doit utiliser son véhicule personnel d’un point de vue fiscal. Concrètement il peut s’agir du véhicule personnel du salarié, du véhicule de son conjoint ou de l’un des membres de son foyer fiscal, qu’ils soient propriétaires, copropriétaires ou locataires du véhicule. 

L’Urssaf, indique que c’est à l’employeur de justifier que les déplacements professionnels sont réels, et quel est le nombre exact de kilomètres parcourus. Le salarié bénéficiant de ces indemnités kilométriques doit attester qu’il ne transporte pas dans son véhicule une autre personne de la même entreprise bénéficiant aussi de ces indemnités. 

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Quelles sont les conditions pour bénéficier des frais kilométriques 

Tous les véhicules motorisés sont concernés par les frais kilométriques : les véhicules automobiles, les cyclomoteurs, les vélomoteurs, les scooters et les motocyclettes.

Pour les véhicules à énergie thermique, le barème est calculé en fonction de la puissance du véhicule. Le barème s’étend pour des véhicules entre 3 CV fiscaux et 7 CV fiscaux, si le véhicule dépasse 7 CV fiscaux, l’indemnité sera plafonnée.

Pour les véhicules à énergie électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 %.

Toutefois, les frais kilométriques ne peuvent être remboursés par l’entreprise que si quatre conditions sont remplies : 

• Le véhicule utilisé lors des trajets ne doit pas être immatriculé au nom de la société, car dans ce cas-là, la société prend déjà en charge les frais engagés par le véhicule
• Les déplacements professionnels sont les seuls concernés par le remboursement des indemnités kilométriques.
• Le salarié doit pouvoir justifier des frais de déplacements en indiquant : la date, le lieu de déplacement, le nombre de kilomètres parcouru et le nom du client concerné par le déplacement

Le trajet professionnel doit être supérieur à 50 km et le lieu de rendez-vous doit être éloigné de plus d’une heure et demie en transport en commun.

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Les trajets domicile-travail sont-ils éligibles aux frais kilométriques ?

Les trajets domicile-travail peuvent être éligible aux frais kilométriques sous certaines conditions.
En fonction de la distance entre le lieu de travail et le domicile, il existe plusieurs possibilités : 

• Lorsque le domicile et le lieu de travail sont éloignés de 40 km ou moins, il est possible de prendre en compte l’intégralité du kilométrage dans le calcul des frais de transport
• Lorsque le domicile et le lieu de travail sont éloignés de plus de 40 km, le kilométrage qui peut être pris en compte pour la déclaration de revenus est limité à 40 km. 

Toutefois, il est possible de prendre en compte la totalité du kilométrage si vous pouvez justifier de cet éloignement par des circonstances particulières. Il n’existe pas de liste exhaustive des différentes circonstances particulières, mais la loi couvre notamment les situations suivantes : difficulté à trouver un emploi à proximité du domicile, précarité ou mobilité de l’emploi, mutation géographique professionnelle, exercice d’une activité professionnelle par le conjoint, état de santé du salarié et des membres de sa famille, problèmes de scolarisation des enfants. L’ensemble des cas particuliers sont consultables directement sur le site Bulletin Officiel des Finances Publiques - Impôts.

Pour plus de facilité, il est convenu que les salariés utilisent un système de calcul des distances parcourues sur la base d’un outil cartographique comme Google Maps. Cette utilisation permet de faire gagner du temps au salarié lors de sa déclaration, mais aussi aux différents organes de contrôle (internes ou externes à l’entreprise).

Comment calculer les frais kilométriques ?

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Au moment de la déclaration de revenus, les salariés peuvent opter pour 2 régimes de déclaration pour leurs frais de véhicules : les frais réels ou l’indemnité forfaitaire. 
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Il est important de connaître l’ensemble des dépenses pouvant être déduites pour savoir s’il est intéressant d’opter pour les frais réels. 

Comment faire le choix selon votre situation ? 

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Les deux options : frais réels et ou indemnité kilométrique forfaitaire 

L’option de l’indemnité kilométrique forfaitaire : pour qui ? 

L’option de l’indemnité kilométrique forfaitaire s’applique automatiquement à toutes les personnes éligibles.

Les frais de déplacement qui sont supportés par les salariés peuvent être déduits du revenu d’activité (rubrique : traitements et salaires). Par défaut un abattement de 10% est appliqué.‍

Ces abattements sont encadrés par la loi, le montant minimum de l’abattement est réévalué chaque année. Pour la déclaration d’impôts sur les revenus 2020, l’abattement minimum est de 442 € sauf si la rémunération déclarée est inférieure à cette somme et l’abattement maximum est de 12 652 €.

Les salariés, dirigeants d’entreprise ou entrepreneurs individuels en BNC qui déclarent des revenus importants auront généralement intérêt à opter pour l'abattement de 10%.

Par exemple, pour un contribuable qui déclare 100 000 € de traitements et salaires, l’abattement forfaitaire de 10% représente 10 000 €. 

Il est rare que les frais réels engagés pour l’activité professionnelle soient aussi élevés.

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L’option des frais réels : pour qui ? 

Dans le cadre de son travail, un salarié peut demander la déduction de ses frais professionnels liés à son véhicule : on parle alors de déduction de frais réels.

Pour cela, le salarié doit pouvoir justifier de l’ensemble des dépenses effectuées pour son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, pour leur montant exact. 

Cette option est intéressante, dès lors que le montant des dépenses engagées par le salarié pour son activité professionnelle est supérieur aux 10% d’abattement forfaitaire habituellement appliqué. Le salarié va pouvoir déduire ses frais kilométriques engagés réellement, en appliquant simplement le barème kilométrique donnée par l’administration fiscale.‍

Attention, si vous choisissez cette option, vous devez pouvoir justifier de l’ensemble des frais engagés.


Par exemple: pour un salarié dont les revenus nets imposables sont de 26 728€ :

• S’il choisit l’option de l’indemnité forfaitaire, il pourra bénéficier d’un abattement de 2 672 € (s10% de 26 728€). Son revenu net imposable final sera donc de 26 728€ - 2 672€ = 24 056 €
  

• S’il choisit l’option des frais réels et que ceux-ci s’élèvent à 6 439€. Son revenu net imposable final sera donc de 26 728€ - 6 439€ = 20 289€

Calculer l'indemnité kilométrique forfaitaire

Pour calculer l’indemnité kilométrique forfaitaire, rien de plus simple.

Il vous suffit de prendre en compte l’ensemble des revenus indiqués dans la catégorie traitements et salaires de votre déclaration d’impôt sur le revenu n°2042. Le montant va donc correspondre au montant total net de l’ensemble des traitements et salaires imposables qui auront été perçus par le contribuable au cours de l’année civile. 

En principe, le montant est déjà prérempli sur votre déclaration, toutefois si vous devez apporter des modifications à ce montant, vous pouvez le faire directement dans les cases 1AJ et 1BJ.

Ce montant vous servira ensuite de base de calcul. Il faudra appliquer un abattement (donc une soustraction) de 10% du montant total indiqué.

Pour vous donner un exemple concret :

Si le montant total des traitements et salaires imposables est de 35 224 €, l’abattement forfaitaire de 10% sera de 3 522€ (35 224€ x 10%).

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Calculer les frais réels 

Le barème fiscal des indemnités kilométriques est diffusé par l’arrêté du 15 février 2021. Il permet d’évaluer des frais de déplacement relatifs à l’utilisation d’un véhicule par les salariés optant pour le régime des frais réels déductibles. 

Ce barème est réévalué chaque année et déterminé par l’administration fiscale française.

Pour rappel, dans les paragraphes suivant :
d = distance parcourue à titre professionnel en km
Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20%. 

Calcul de l’indemnité kilométrique forfaitaire pour les voitures 

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Par exemple : 

Pour une voiture de 4 CV fiscaux parcourant 18 000 km dans l’année ; le calcul sera le suivant : (18 000 x 0,294) + 1147 = 6 439 €

Pour une voiture de 9 CV fiscaux parcourant 4500 km dans l’année ; le calcul sera le suivant : 4500 x 0,601 = 2704,50 € 

Pour une voiture de 3 CV fiscaux parcourant 32 000 km dans l’année ; le calcul sera le suivant : 32 000 x 0,318 = 10 176€

Calcul de l’indemnité kilométrique forfaitaire pour les deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm³

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Par exemple : 

Pour un deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm³ parcourant 5 450 km dans l’année; le calcul sera le suivant : (5 450 x 0,064) + 416 = 764,80 €

Pour un deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm³ parcourant 1 500 km dans l’année ; le calcul sera le suivant : 1 500 x 0,272 = 408 €

Pour un deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm³ parcourant 8 000 km dans l’année ; le calcul sera le suivant : 8 000 x 0,147 = 1 176€

Calcul de l’indemnité kilométrique forfaitaire pour les motos

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Par exemple: 

Pour une moto de 2 CV fiscaux parcourant 4 500 km dans l’année ; le calcul sera le suivant : (4 500 x 0,085) + 768 = 1 150,50 €

Pour une moto de 4 CV fiscaux  parcourant 1 500 km dans l’année ; le calcul sera le suivant : 2 500 x 0,404 = 1 010 € 

Pour une moto de 6 CV fiscaux parcourant 7 000 km dans l’année ; le calcul sera le suivant : 7 000 x 0,295 = 2 065 €

Comment calculer les frais kilométriques pour les véhicules hors voiture ?

Selon l’Article L3261-3-1 du Code du travail, l'employeur peut prendre en charge, tout ou partie des frais engagés par ses salariés, pour les déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail à l’aide des moyens suivants : “cycle ou cycle à pédalage assisté personnel ou en tant que conducteur ou passager en covoiturage, ou en transports publics de personnes à l'exception des frais d'abonnement mentionnés à l'article L. 3261-2, ou à l'aide d'autres services de mobilité partagée définis par décret”. L’employeur verse ainsi une allocation "forfait mobilités durables".

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Remboursement des frais kilométriques à vélo

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L'allocation forfait mobilités durables vient en remplacement de l'ancienne indemnité kilométrique vélo. Ce dispositif est entré en application le 11 mai 2020.

À noter, les employeurs qui versaient aux salariés l'indemnité kilométrique vélo (IKV) avant la mise en place du nouveau dispositif, peuvent continuer à verser cette indemnité. Toutefois, le versement sera assimilé au versement du forfait mobilités durables. Le montant de l’IKV est fixé à 25 cts/km.

La loi ne prévoit pas d’obligation pour l'employeur de prendre en charge vos frais domicile-travail à vélo en versant le forfait mobilités durables.

Mais, s'il décide de mettre en place cette allocation, le montant et les modalités d'attribution seront déterminés soit :

• par accord d'entreprise ou, par accord de branche ;
• s’il n’y a pas d'accord, par décision unilatérale de l'employeur après consultation du comité social et économique (CSE) s'il existe dans l'entreprise.

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Remboursement frais kilométriques en covoiturage

À ce jour, il n’existe pas d’indemnités de frais kilométriques pour les salariés qui utilisent ce moyen de transport. Malgré tout, c’est un sujet qui reste au cœur des débats, la loi LOM du 20 décembre 2019 donne une place importante au covoiturage dans les différents projets de mobilité. Le covoiturage est une solution écologique et économique et présente de nombreux avantages.

C’est pourquoi aujourd’hui, l’indemnité forfaitaire covoiturage qui pouvait être en application dans certaines entreprises, est remplacée par le forfait mobilités durables. 

Les employeurs ont la possibilité de prendre en charge les frais de transport des salariés qui utilisent des moyens de transport “durables” pour se rendre sur leur lieu de travail, mais ce n’est pas une obligation.

Si l’employeur (après consultation du CES), un accord d’entreprise, un accord interentreprises, ou à défaut, un accord de branche prévoit la mise en place du forfait mobilités durables alors conducteur ou passager, chaque personne présente dans la voiture pendant le trajet peut bénéficier, dans les mêmes conditions, de l’application du FMD.

Remboursement des frais kilométriques en trottinette

À ce jour, il n’existe pas de remboursement de frais kilométriques pour l’utilisation des trottinettes personnelles. Toutefois, les services de location de trottinettes électriques sont éligibles au forfait mobilités durables, dans les mêmes conditions que les autres moyens de transport : vélos, covoiturage... 

Mais, une bonne nouvelle arrive pour 2022. Le 2 Novembre 2020 l'adoption d'un amendement présenté par Damien Pichereau élu de la Sarthe prévoit d’inclure les EDPM (Engin de Déplacement Personnel Motorisé) dans le système avec une mise en application à compter du 1er janvier 2022.

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Le versement du forfait mobilités durables

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Les conditions de versements du forfait mobilités durables 
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Si vous remplissez les conditions d’attribution du forfait mobilités durables alors l'employeur vous versera une allocation forfaitaire pour une utilisation conforme à son objet.

À la fin de chaque année (civile), votre employeur vous demandera de justifier l’utilisation effective de votre moyen de locomotion : un justificatif de paiement ou une attestation sur l'honneur quant à l'utilisation effective du moyen de transport de votre choix.

Le montant du forfait mobilités durables
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Pour l’année 2021, le forfait mobilités durables s’élève à 500 euros, par an et par bénéficiaire. 

L’article 81 du code général des impôts, indique que :

• La prise en charge par l'employeur est limitée à 500 euros par an et par salarié. La prise en charge est cumulable avec l'abonnement de transport en commun, mais dans la limite totale de 500 euros.
• L'allocation forfait mobilités durables est exonérée d'impôt et de cotisation sociale dans la limite de 500 euros.