Les stratégies pour prévenir les impayés

Dans l’univers de la finance, et plus particulièrement dans les secteurs B2B, la gestion des créances clients et la prévention des impayés sont des aspects cruciaux pour assurer une trésorerie solide et pérenne. L’étude récente d’Intrum (mai 2023) indique que les délais moyens de paiement ont augmenté en France passant de 55 jours à 57 jours. Les causes ? Une importante inflation et une augmentation des taux d’intérêt qui entraînent des dépenses plus importantes que prévues pour les entreprises. Ces dernières constatent que leurs clients ont de plus en plus de difficultés pour respecter les délais de paiement et/ou pour régler en totalité les factures. Résultat, près d’une entreprise sur deux affirme que la gestion des impayés et celle des flux de trésorerie sont devenues une priorité.

Afin de minimiser les risques d’impayés, il est essentiel pour les équipes finances de mettre en place des stratégies efficaces d’optimisation des comptes clients. Dans cet article, nous vous proposons cinq pistes à exploiter pour gagner en efficacité dans la gestion du poste clients.

Analyser et évaluer la solvabilité des clients

En ne travaillant qu’avec des clients solvables, c’est-à-dire qui ont les moyens financiers de payer, vous devriez déjà drastiquement diminuer les impayés. En tout cas, les impayés dus à une situation financière fragile. On ne parle pas des impayés liés à des factures faisant l’objet d’un litige (produit endommagé, livraison tardive ou tout autre problème rencontré par votre client). Mais comment évaluer la solvabilité d’un client ? Pour cela, vous devez effectuer une analyse approfondie de diverses données financières provenant de societe.com ou infogreffe.fr. Vous pouvez aussi prendre des références commerciales et discuter avec les autres fournisseurs de ce client. Le bouche à oreille est toujours aussi efficace ! Vérifiez bien qu’il n’a pas déjà été sanctionné par la DGCCRF pour retard de paiement. Cette information est un très bon indicateur de ses habitudes de paiement.

Ce type d’évaluation vous permettra d'identifier les entreprises les plus fiables avec qui travailler sereinement.

Mettre en place des politiques de crédit strictes

Laisser des délais de paiement à vos clients pour vous payer, (même si c’est la loi), revient à leur faire crédit. En France, c’est le Code de Commerce qui encadre les délais de paiement. Par défaut, le délai de paiement est de 30 jours après la réception de la marchandise ou la réalisation de la prestation. Il peut être allongé jusqu’à 60 jours ou 45 jours fin de mois mais il ne peut pas s’étaler au-delà.

Soyez donc bien clair et transparent sur vos conditions : délais de paiement, moyens de paiement pour régler, taux des pénalités de retard etc. Toutes ces conditions doivent, bien entendu, être écrites noir sur blanc dans tous vos documents contractuels. Les équipes commerciales doivent également en discuter avec les prospects bien avant qu’ils ne deviennent clients de façon à ce que tout le monde ait les mêmes informations et soit bien en accord avec. Vous vous éviterez des déconvenues futures.

Vous pouvez aller encore plus loin et établir des limites d’encours avec certains clients pour lesquels vous avez identifié des points de friction (alertes sur la solvabilité, retards de paiement fréquents…) Bloquez les commandes si un certain montant d’encours est atteint. Il faut agir progressivement : que votre client vous règle déjà les factures échues avant de pouvoir commander à nouveau.

Encourager les paiements anticipés via des remises

Une autre piste intéressante à exploiter consiste à mettre en place des escomptes. Vous accordez à votre client une remise, disons 2 à 5%, s’il règle dans les 7 jours suivant l’émission de la facture, donc avant la date d’échéance. Cela peut avoir un véritable impact sur certains clients. Mais cela dépend de la façon dont ils ont l’habitude de gérer leurs dépenses. Un client qui “fait sa trésorerie” en jouant sur les délais de paiement ne profitera certainement pas de l’escompte. Pour lui, il a plus à gagner en réglant tardivement qu’avec une remise. Ciblez bien les clients à qui vous proposez l’escompte. Et pourquoi ne pas adapter le pourcentage de réduction en fonction du montant de la facture ou de la rapidité de paiement ? Cette approche gagnant-gagnant a aussi l’avantage d’instaurer et/ou de renforcer la relation de confiance avec vos clients.

Automatiser les processus de facturation et de suivi

Une bonne gestion du poste clients passe nécessairement par un bon suivi des factures et par la relance de toutes celles en retard de paiement. L’objectif, c’est de n’en laisser passer aucune. Pour cela, aidez-vous d’un logiciel de recouvrement comme LeanPay.

En se connectant à votre outil comptable ou de facturation, il récupère toutes les factures, les paiements et les contacts clients. Il identifie automatiquement qui vous doit quoi et depuis combien de temps.

Vous pouvez créer des plans de relances en paramétrant toutes les caractéristiques de ces relances. Par exemple :

• Au bout de 4 jours de retard, envoyer un mail avec un ton courtois
• si non paiement, envoyer un second mail 7 jours plus tard avec un ton plus ferme qui rappelle qu’une facture n’a pas été payée
• si non paiement, prévoir un appel téléphonique de relance. Ce coup de téléphone vous permet d’en savoir plus sur les raisons du manquement. Dans le logiciel LeanPay, vous pouvez prendre des notes de votre appel. Vous avez mis en place un échéancier de paiement ? Vous avez obtenu une promesse de paiement de votre client ? Renseignez toutes ces informations au même endroit. Cela facilite le suivi surtout si vous travaillez à plusieurs sur les relances.
• si non paiement, envoyer un courrier simple en indiquant les pénalités de retard que le client encourt
• etc

LeanPay vous indique chaque jour quelles sont les relances identifiées pour chaque client en retard et automatise leur envoi.

💡 Astuce : prévoyez dans vos plans de relances une alerte à envoyer par mail quelques jours avant la date d’échéance. C’est la petite piqûre de rappel au client qu’une facture arrive à échéance et qu’il va falloir payer.

Cultiver une relation de confiance avec les clients

Une relation de confiance solide avec vos clients peut contribuer à prévenir les impayés. Cultivez une communication ouverte et transparente avec eux. Assurez-vous de comprendre leurs besoins et de répondre rapidement à leurs préoccupations. Établissez des relations à long terme en fournissant un excellent service client et en offrant des solutions flexibles en cas de difficultés financières temporaires. Une relation solide renforce la confiance et réduit les risques d'impayés.

La prévention des impayés est une tâche essentielle pour les équipes finances soucieuses de la santé financière de leur entreprise. En mettant en place toutes les stratégies vues précédemment, vous allez optimiser la gestion de votre poste clients et minimiser le risque d'impayés pour in fine renforcer votre trésorerie.