Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

En France, la loi encadre strictement le contenu des factures pour garantir la transparence, la traçabilité des transactions et la conformité fiscale. Cet ensemble de mentions obligatoires assure la clarté et la légalité des transactions commerciales, facilitant à la fois la gestion comptable des entreprises et le contrôle fiscal. Il est primordial pour les TPE et PME de s'assurer que leurs factures respectent scrupuleusement ces exigences pour éviter tout désagrément administratif ou légal.

Voici les mentions obligatoires qui doivent figurer sur toute facture, qu'elle soit en format papier ou dématérialisé aujourd’hui, ou conforme à la réforme de la facture électronique demain.

Les informations qui doivent figurer sur les factures aujourd’hui 

Informations sur le vendeur ou prestataire

• Identité : Le nom complet et l'adresse de l'entreprise émettrice doivent être clairement indiqués. Cela inclut également le nom sous lequel l'entreprise opère si différent de la raison sociale.
• Numéro SIREN ou SIRET : Ces numéros uniques identifient chaque entreprise en France. Le SIREN est composé de 9 chiffres, tandis que le SIRET, qui identifie chaque établissement de l'entreprise, en contient 14.
• Forme juridique et capital social : Il est nécessaire de mentionner si l'entreprise est une SARL, une SAS, etc., ainsi que le montant du capital social.
• Adresse du siège social : Au-delà de l'adresse opérationnelle, l'adresse du siège social doit être mentionnée, si elle est différente.
• Numéro d'identification TVA : Pour les transactions intracommunautaires et les entreprises assujetties à la TVA, le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire.

Informations sur l'acheteur ou client

• Identité : Le nom et l'adresse du client doivent être indiqués. Pour les transactions entre entreprises, le nom commercial peut également être utilisé.
• Numéro d'identification TVA : Si le client est assujetti à la TVA, son numéro de TVA doit figurer sur la facture, en particulier pour les transactions au sein de l'UE.

Informations sur la facture

• Date de la facture : La date à laquelle la facture est émise doit être clairement mentionnée.
• Numérotation unique : Chaque facture doit avoir un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue, sans rupture.

Détails de la transaction

• Description des produits ou services : Chaque produit ou service facturé doit être décrit précisément, avec la quantité et le prix unitaire. Le numéro de bon de commande, s’il a été mis par l’acheteur, est également obligatoire.
• Taux de TVA : Le taux de TVA applicable à chaque produit ou service doit être indiqué, ainsi que le montant total de la TVA.
• Réductions : Toute réduction doit être clairement indiquée sur la facture, en précisant si elle a été appliquée avant ou après la TVA.
• Date de prestation ou de livraison : La date à laquelle les services ont été rendus ou les biens livrés doit être mentionnée.
• Conditions de paiement : Les modalités de paiement, les délais accordés et, le cas échéant, les escomptes pour paiement anticipé ou les pénalités en cas de retard doivent être clairement énoncés.

Informations supplémentaires

Selon le secteur d'activité et la nature des produits ou services vendus, des mentions spécifiques peuvent être requises. Par exemple, les factures relatives à des transactions immobilières, des produits soumis à accise (comme l'alcool et le tabac), ou des services réglementés (comme les activités juridiques ou médicales) peuvent nécessiter des mentions légales particulières. Il est important de signaler sur la facture si celle-ci est émise à titre gratuit ou si des frais sont associés.

Les informations qui devront figurer sur les factures électroniques

La réforme de la facture électronique va imposer à toutes les entreprises assujetties à la TVA, pour les transactions B2B, d’envoyer des factures dématérialisées sous des formats reconnus par l’administration, via des plateformes habilitées. La réforme va entrer en application en deux étapes : 

• Le 1er septembre 2026 : obligation d’émission pour les grandes entreprises et les ETI, et obligation de réception pour tous.
• Le 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour tous.

Les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture électronique sont les mêmes que sur les factures actuelles. La liste des mentions a en effet déjà été ajustée ces dernières années dans la perspective de la réforme.

Quels sont les risques en cas de non-respect des mentions obligatoires ?

Des  pénalités sont prévues par la loi :

• Amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Avec un plafond correspondant au quart du montant de la facture.
• Amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Ces montants peuvent être doublés en cas de récidive dans les deux ans à compter de la première sanction.

Il est recommandé aux entreprises de se tenir régulièrement informées des évolutions législatives et réglementaires en matière de facturation et de solliciter, si nécessaire, l'expertise de professionnels, comme les experts-comptables, pour accompagner cette transition. En anticipant et en s'adaptant proactivement à ces changements, les TPE et PME pourront non seulement éviter les risques de non-conformité, mais également tirer parti des opportunités offertes par la digitalisation des processus administratifs et financiers.

En attendant l’arrivée de la facture électronique, l’un des moyens efficaces de s’assurer de la conformité de ses factures clients est de se doter dès aujourd’hui d’une plateforme de gestion financière capable de traiter et d’automatiser les processus de facturation.