OCR : définition et présentation

La technologie OCR au service de la comptabilité s’inscrit dans un profond mouvement de transformation numérique des entreprises.
En tant que système d’extraction intelligente des documents, elle tient une place plus qu’importante dans l’automatisation des processus.

Son objectif est bien sûr salutaire mais, à l’instar de toute évolution technologique, elle peut connaître certains heurts ! L’OCR bouleverse effectivement un bon nombre de codes et manières de travailler. C’est pour cette principale raison que nous avons cherché à comprendre la véritable utilité d’un logiciel OCR, son fonctionnement, ses avantages et enfin ses points faibles. Explications ci-dessous.  

Qu’est-ce qu’un système OCR ?

Acronyme des termes Optical Character Recognition (reconnaissance optique de caractères), l’OCR désigne un système logiciel capable d’analyser et de reconnaître les différentes informations présentes dans un document afin de les retranscrire de façon digitale. En pratique, un logiciel OCR « lit » les informations présentes sur un document scanné en comparant les couleurs présentes dans celui-ci. Il fait appel à une technologie d’intelligence artificielle pour effectuer l’extraction automatique de données à partir d’un document papier. 

Comment fonctionne un OCR ?

Le logiciel OCR analyse une image, segmente en lignes et en caractères les données de tous les supports analysés. Il classe par caractéristiques les formes et valeurs reconnues, les compare avec la structure des éléments grâce à des algorithmes de distance ou de chaînes de probabilité. 

Il procède ensuite à un traitement supplémentaire de toutes les données analysées en se basant sur des règles de grammaire, d’orthographe et de syntaxe. L’objectif est alors de réduire le nombre d’erreurs de reconnaissance grâce à des méthodes linguistiques et contextuelles. Chaque code alphanumérique et chaque caractère est alors comparé pour être par la suite converti en texte ASCII, c’est-à-dire un fichier texte qui a pour avantage d’être reconnu et lu par la majorité des plateformes et systèmes d'exploitation. 

Quel est le champ d’application de l’OCR ?

En transformant les documents papier et les images en données numériques exploitables, les outils d'OCR facilitent les processus de gestion, de traitement et d'analyse des informations dans plusieurs secteurs d'activité :

La finance :

Dans le secteur financier, l’OCR permet d'automatiser efficacement le traitement des nombreuses transactions et documents financiers. L'outil permet de convertir rapidement les factures, les reçus, les contrats et d'autres documents papier en formats numériques. Cela réduit considérablement le temps et les erreurs associés à la saisie manuelle des données, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle. L’OCR facilite également la conformité réglementaire en permettant une archivage et une récupération plus efficaces des documents financiers, essentiels pour les audits et les contrôles internes.

La banque :

Le secteur bancaire bénéficie grandement de l’OCR, surtout dans le traitement des chèques, la numérisation des documents d'identité pour l’ouverture de nouveaux comptes et la gestion des dossiers clients. Grâce à l’OCR, les banques peuvent traiter les chèques en masse, en extrayant automatiquement les informations critiques comme le montant, la date, et le bénéficiaire, réduisant ainsi les délais de traitement. Pour l'ouverture de compte, l’OCR permet d'identifier et de vérifier rapidement les documents d'identité, accélérant le processus tout en renforçant la sécurité et la prévention de la fraude.

La comptabilité

En comptabilité, l’OCR transforme la gestion des documents financiers. La saisie automatique des données à partir des factures, des bons de commande et des relevés bancaires simplifie la tenue des livres et la réconciliation des comptes. Cette technologie permet aux comptables de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l'analyse financière et la planification stratégique, au lieu de perdre du temps en saisie manuelle des données. De plus, l’OCR contribue à une meilleure gestion documentaire, en assurant que toutes les transactions et pièces justificatives sont correctement archivées et facilement accessibles pour les audits.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel OCR ?

S’équiper d’un logiciel OCR présente de nombreux avantages comme par exemple : 

• la numérisation de documents en masse, 
• le classement rapide des documents, 
• l’amélioration des délais de livraison et de traitement des données. 
  

Plusieurs secteurs profitent déjà largement des bienfaits des logiciels OCR. Sans être exhaustif, on peut citer entre autres :

• Les experts-comptables qui profitent surtout de cette automatisation pour la gestion et la récupération des factures reçues, le classement automatique des différents types de documents, l’imputation comptable, etc. Or c’est ce qui prend le plus de temps dans le traitement de la comptabilité.
  

• Les professionnels du droit qui utilisent en masse le système de numérisation compris dans les logiciels OCR. Ils peuvent alors profiter facilement d’un service de stockage, d’une conservation des données bien plus accessibles à partir de documents officiels tels que les jugements, déclarations, avis, testaments, etc. 
  

• Les industriels dont les services de supply chain (chaînes d’approvisionnement et logistique) utilisent les logiciels OCR pour la reconnaissance des codes-barres, dates d’expiration et numéros de série pour identifier et traiter les différents produits transportés.
  

Comptabilité : dématérialisation des factures

Un logiciel OCR permet ainsi de convertir des factures en documents numériques et en fichiers texte modifiables. Cette dématérialisation ouvre ainsi la voie à un travail collaboratif sur l’ensemble des documents comptables numérisés. Le traitement est plus rapide et l’extraction intelligente des données offre une plus grande sécurité face aux inévitables erreurs de saisie manuelle. Certes, le recours à ce logiciel nécessite toujours une vérification humaine mais une première version peut être rapidement exécutée. 

‍

Quels sont les bénéfices d’un OCR ?

Un logiciel OCR présente deux avantages principaux : 

Un gain de temps certain

Le principal atout de l’OCR est le gain de temps qu’il apporte via : 

• la suppression des tâches de saisie manuelle,
• la vérification simplifiée par une comparaison rapide entre le document d’origine et celui scanné,
• la modification simplifiée des informations sur les documents digitalisés,
• la création rapide de nouveaux documents sur la base de documents papier déjà existants.

Des archives consultables facilement

L’OCR offre également l’énorme avantage de centraliser tous les documents. Une même équipe peut accéder à un ensemble de documents en un clic et les retrouver facilement depuis ses propres outils informatiques.

Il s’ensuit – de fait – un travail collaboratif facilité. L’ensemble d’une équipe peut accéder au même document en même temps et recevoir des réponses à des formulaires ou des paiements bien plus rapidement, l’envoi papier étant définitivement supprimé. La collaboration entre équipes et collaborateurs se trouve grandement simplifiée ! C’est un atout véritablement clé qu’il faut reconnaître aux logiciels OCR.

‍

Il s’ensuit, de fait, un travail collaboratif facilité. L’ensemble d’une équipe peut accéder au même document en même temps et recevoir des réponses à des formulaires ou des paiements bien plus rapidement !

‍

Quels sont les points faibles d’un OCR ?

S’ils présentent des avantages nombreux et certains, les OCR laissent malgré tout apparaître des inconvénients.  

Les logiciels OCR ont parfois du mal à lire certaines écritures ou certains supports, notamment les documents rédigés à la main. Ainsi, les facturettes à écriture manuscrite ne sont pas facilement reconnues par le logiciel d’extraction intelligente de données - et ceux d’autant plus quand celle-ci est difficilement lisible. Les écritures peuvent alors être remontées dans différents sens ou en surimpression. Les collaborateurs confrontés à une mauvaise reconnaissance du système doivent procéder à une saisie manuelle pour tous les champs manquants.

Les OCR n’en sont qu’à leurs prémices et leur système de reconnaissance intelligente va encore fortement évoluer. Aujourd’hui, tous les systèmes nécessitent encore à chaque fois une validation humaine afin d’éviter d’éventuelles erreurs du logiciel. Malgré tout, cette vérification s’avère rapide et le rapport gain / temps est vite avantageux.  

‍

Le système OCR de Regate

Chez Regate, nous utilisons un OCR puissant spécifiquement dédié à la dématérialisation de vos factures et autres documents comptables. Il vous apporte ainsi une plus grande tranquillité d’esprit  puisqu’il garantit la fiabilité de vos données. Il vous permet dès alors d’automatiser considérablement votre processus de saisie comptable. 

Via Regate, le gain de temps est double pour les équipes financières:

• les données et documents sont automatiquement dématérialisés, 
• générant ensuite les bonnes écritures comptables directement dans la comptabilité. 
  

Passer par un OCR présente aussi l’avantage d’une réduction drastique du volume papier au sein de l’entreprise - un atout non négligeable à une période où les engagements RSE de chacun doivent répondre à l’appel. 

Comme déjà évoqué, notre logiciel apporte enfin l’avantage de faciliter la collaboration entre les équipes : elles peuvent ainsi s’échanger des commentaires sur les pièces comptables concernées et échanger l’information directement sur la plateforme. Tous les documents sont centralisés sur un même outil avant d’être remontés automatiquement dans le logiciel de production.