Qu’est-ce qu’une e-facture ? Découvrez cette nouvelle obligation !

L’utilisation de la facture électronique est déjà obligatoire pour les fournisseurs de l’administration publique. Une réforme à venir prévoit la généralisation de ce format à toutes les entreprises pour les transactions B2B, selon un calendrier qui débutera en 2026.

Pourquoi passer par la e-facture ?

Une e-facture est une version dématérialisée d’une facture traditionnelle qui est émise, envoyée et reçue en ligne plutôt que sous forme papier. Elle est générée sous forme de fichiers numériques qui répondent à des normes précises. Ce format offre bien des avantages par rapport aux factures papier.

Une efficacité accrue

La transmission des factures par voie électronique permet une gestion plus rapide et plus précise des transactions. Cela se fait par l’intermédiaire de plateformes de dématérialisation partenaires pour les échanges B2B ou via un portail public de facturation pour les échanges avec l’administration (les entreprises travaillant avec des donneurs d’ordre publics utilisent ainsi déjà le portail Chorus Pro).

Les systèmes de facturation électronique peuvent automatiser les tâches telles que la vérification des données, le traitement des paiements et la génération de rapports. Il en résulte une grande efficacité, ce qui permet d’économiser du temps et de réduire les erreurs.

La réduction des coûts

La suppression de l’impression et de l’envoi postal des factures permet de réduire les coûts de gestion de factures. De plus,l’automatisation de certaines tâches par les systèmes de facturation électronique amènent parfois des gains de productivité substantiels.

Une amélioration de la sécurité

Les e-factures sont transmises de manière sécurisée. Ceci réduit le risque de perte, de falsification ou de modification de factures. Les systèmes de facturation électronique tels que Factur-X utilisent des protocoles de cryptage pour protéger les informations sensibles. La signature électronique est également une excellente solution pour s’assurer de l’authenticité d’un document.

La réduction de l’impact environnemental

La suppression de l’impression et de l’envoi postal de factures peut réduire l’utilisation de papier et d’encre, et le transport. Vous diminuez ainsi l’empreinte carbone de la facturation.

Une plus grande facilité de suivi et de stockage

Les e-factures sont stockées de manière centralisée sur une plateforme et facilement accessibles pour un suivi plus facile et plus efficace.

Les systèmes de facturation électronique peuvent également inclure des fonctionnalités de recherche et de filtrage pour améliorer la traçabilité et aider à trouver rapidement des justificatifs spécifiques.

Quelles sont les données obligatoires qui doivent figurer sur une facture électronique ?

Comme pour une facture traditionnelle, une facture électronique doit obligatoirement comporter certains éléments.

Ainsi, les textes qui régissent la mise en place de la facture électronique prévoient que ce document doit désormais inclure a minima les informations suivantes :

• Les informations sur l’émetteur de la facture : identité, adresse, numéro de TVA et autres informations d’identification.
• Les informations sur le destinataire de la facture : nom, adresse, numéro de TVA et autres informations d’identification.
• Le numéro de facture unique : un numéro de facture doit être attribué à chaque facture électronique.
• La date de facture : la date à laquelle la facture a été émise.
• Les informations sur les produits ou services facturés : description, quantité, prix unitaire, montant total et autres informations nécessaires pour décrire les produits ou services facturés.
• Les taxes et autres coûts associés : toutes les taxes et autres coûts associés à la facture, y compris la TVA, doivent être inclus.
• La devise : la devise dans laquelle la facture est émise.
• Le mode de paiement : les informations sur le mode de paiement, y compris la date d’échéance.
• La signature électronique : une signature électronique doit être incluse à l’émission du document pour garantir l’intégrité et l’authenticité de la facture.

Il n’y a pas de limite précise à la quantité de mentions qui peuvent être incluses sur une facture électronique. Cependant, pour avoir valeur légale, les mentions incluses sur une facture électronique doivent être pertinentes pour la transaction et conformes aux lois et réglementations locales en matière de facturation.

Il est important de ne pas inclure des informations superflues sur une facture électronique. Cela engendre des problèmes de lisibilité et peut également entraver le processus de vérification et de paiement de la facture.

Qu’est-ce qui n’est pas une e-facture ?

Par opposition, voici des exemples de documents qui ne sont pas des e-factures et qui n’ont donc pas de valeur dans le cadre de la dématérialisation des échanges :

• Une facture papier n’est évidemment pas une e-facture, car elle est imprimée et envoyée par courrier postal plutôt que transmise et reçue en ligne sous forme de fichier numérique.
• Une facture transmise par courriel sous forme de fichier PDF n’est pas non plus considérée comme une e-facture si elle n’a pas été générée et reçue à l’aide d’un système de facturation électronique dédié, via un portail public ou une plateforme de dématérialisation partenaire.
• Les factures transmises de manière informelle, telles que celles transmises par SMS ou par messagerie instantanée, ne sont également pas considérées comme des e-factures.

Qui est concerné par la e-facture ?

En France, toutes les entreprises publiques et privées seront concernées à terme par la e-facture. La mise en place de l’obligation de e-facture a commencé en 2013 pour les entreprises travaillant pour le secteur public, et elle va s’étendre dans les années qui viennent aux entreprises privées.

En effet, l’État français a choisi d’étendre progressivement, entre 2026 et 2027, cette obligation aux entreprises facturant dans le cadre de leurs échanges.

À partir de 2026, toutes les entreprises en France seront concernées par la e-facture et seront tenues de facturer électroniquement les transactions B2B.

Chefs d’entreprises, DAF ou responsables comptables, vous l’avez compris : les enjeux de cette ordonnance relative à la e-facturation sont énormes pour votre organisation. 

Regate et la e-facture ?

Pour mieux accompagner ses clients dans le déploiement progressif de la e-facturation, Regate souhaite devenir plateforme de dématérialisation partenaire. Une démarche qui permettra aux entreprises utilisant notre plateforme d’automatisation de leur gestion financière et comptable de passer très simplement à la facture électronique.