Obligation de dématérialisation des factures : tout ce que vous devez savoir

Qu’est-ce qu’une facture électronique ou dématérialisée ?

Rendue obligatoire entre les entreprises et le service public, la facture électronique va progressivement être élargie aux entreprises. L’article 289 du Code général des impôts définit la facture électronique comme une facture créée, transmise, reçue et archivée sous un format électronique. Elle se présente sous une forme structurée et pré-défini qui facilite le traitement des données. Pour être valide, la facture électronique doit contenir les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier ou PDF.

La transmission d’une facture électronique doit se faire par l’intermédiaire d’une plateforme dédiée. Chorus Pro est la plateforme utilisée aujourd’hui par les entreprises pour facturer des entités issues du service public. Dans le secteur privé, plusieurs plateformes peuvent indifféremment être utilisées.

Côté dénomination, on peut également retrouver les abréviations de e-facture ou e-invoicing pour parler de facturation électronique.

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Les objectifs de la facturation électronique ou e-invoicing

La généralisation de la facturation électronique poursuit 2 principaux objectifs : faciliter le reporting auprès de l’administration fiscale et mieux contrôler la TVA.

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E-reporting : transmission à l’administration de certaines informations fiscales

L’e-reporting concerne les opérations commerciales qui ne relèvent pas de la facturation électronique et dont les informations n’ont donc pas été remontées à l’État. Il consiste ainsi à transmettre à l’administration fiscale les informations de l’opération comme le montant ou encore la TVA facturée.

Qui est concerné ? Les entreprises soumises à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers (BtoC, Business to Consumer) ou des opérateurs étrangers.

Ces informations sont transmises via une plateforme de dématérialisation mise à disposition par l’administration et qui a deux fonctions : la transmission de la facture et l’extraction des données pour transmission à l’administration fiscale.

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Contrôler la TVA : centraliser les factures et vérifier l’identité de l’émetteur

La fraude à la TVA représente entre 10 et 20 milliards d’euros par an selon la Cour des Comptes et l’INSEE. La facturation électronique permet de contrôler la TVA grâce à un pré-remplissage du formulaire de déclaration de la taxe sur la valeur ajoutée.

Déjà en place pour les fournisseurs de l’État et des collectivités, la facture électronique va permettre de sécuriser les transactions également dans le secteur privé. La centralisation des factures sur une même plateforme permettra à l’administration fiscale de vérifier l’identité de l’émetteur et de déclarer toutes ses transactions.

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Champs d’application de la dématérialisation des factures

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui facturent des structures publiques sont concernées par la dématérialisation des factures et ce, quelle que soit leur taille.

Sa mise en place s’est tout de même faite de façon progressive : en 2017, la dématérialisation des factures concernait toutes les grandes entreprises (plus de 5000 collaborateurs). Un an plus tard, en 2018, ce sont les entreprises de taille intermédiaire ou ETI (entre 250 et 4999 salariés) qui entrent dans le champ d’application de la facture électronique. Les petites et moyennes entreprises (une PME compte entre 10 et 250 personnes) suivent le pas en 2019. Et les très petites entreprises ou TPE (moins de 10 salariés) en 2020.

Dans le sens inverse, l’acceptation des factures électroniques pour les transactions entre professionnels et services public a été rendue obligatoire dès 2015.

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Un calendrier de déploiement progressif entre 2026 et 2027

Tout comme avec le service public, les entreprises devront se tenir au calendrier de mise en place obligatoire de la e-facture côté entreprises. Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques.

Concernant l’émission des e-factures, les entreprises devront suivre le calendrier suivant :

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETII

• 1er septembre 2027 pour les TPE, les PME et les micro-entreprises
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Secteur public et secteur privé : quelles plateformes utiliser ?

Portail public de facturation Chorus Pro : portail mutualisé pour les factures à destination du secteur public

Chorus est la plateforme dédiée à l’envoi de factures à destination du secteur public et à la transmission des données de transaction à l’administration fiscale.

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Plateformes de dématérialisation partenaires immatriculées auprès de l’administration

Les plateformes partenaires sont des opérateurs privés, qui devront alors être immatriculés auprès de l’administration (pour 3 ans, renouvelable).

"Assurez-vous que le logiciel supporte bien les différents formats de factures requis : soit le format EDI, soit le format numérique simple accompagné d’une signature électronique ou d’une piste d’audit fiable."
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Quels points de vigilance dois-je observer lors du choix de ma plateforme ?

Ainsi, lorsque vous choisissez votre solution de dématérialisation des factures, nous vous conseillons de bien vérifier ces 3 aspects qui se révèleront véritablement clés pour la suite :

Assurez-vous que le logiciel supporte bien les différents formats de factures requis : soit le format EDI (Échange de Données Informatisé), soit le format numérique simple accompagné d’une signature électronique ou d’une piste d’audit fiable.

Prêtez également attention au système de sécurité mis en place par le fournisseur pour les échanges de données. Enfin, veillez à ce que le logiciel retenu soit correctement immatriculé auprès de l’administration.

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Les avantages de la dématérialisation des factures

Premier avantage évident : la dématérialisation permet de réduire drastiquement les coûts. Selon le Forum National de la Facture Électronique, le traitement d’une facture papier coûte 10€ et son stockage représente un peu plus de 3€. Multiplié par le nombre de factures, cela vous donnera une idée du coût lié à la gestion des factures papier. Toujours selon le FNFE, la dématérialisation des factures pourrait faire économiser 20 milliards d’euros par an aux entreprises françaises.

Autre avantage conséquent : la généralisation de la facture numérique permet aussi de centraliser l’ensemble des factures et des données qui s’y rapportent. Elle simplifie ainsi drastiquement les obligations administratives (et fiscales) de l’entreprise. Elle permet de gagner un temps considérable, de faire des économies de papier et de gagner de l’espace de stockage.

Enfin, et entre autres choses : l’e-invoicing simplifie également les litiges, facilite le travail comptable et diminue les erreurs de saisie manuelle, raccourcit les délais de paiement et solidifie la santé financière de l’entreprise. Il permet en effet avant tout d’avoir des données transparentes, sécurisées, fiables et accessibles en un clic… du jamais vu dans les entreprises !

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Une réforme déjà mise en œuvre avec succès dans d’autres pays européens

Le cas italien, où la facture électronique s’est généralisée depuis déjà quelques années, nous montre bien la puissance d’une telle réforme : les entreprises italiennes ont considérablement simplifié leur gestion financière et l’administration fiscale a gagné en contrôle et transparence.  

La généralisation de la dématérialisation des factures à tous les États membres permettra ainsi de réduire les délais de paiement au sein de l’Union Européenne, d’optimiser les échanges et d’avoir une meilleure visibilité sur l’ensemble des factures, émetteurs et destinataires inclus.

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Avec Regate, traitez vos factures de bout en bout : de la dématérialisation jusqu’au paiement

Regate est un logiciel tout-en-un de gestion et de paiement pour toutes les dépenses de votre entreprise (factures, notes de frais ou autres). Conçu par des comptables pour des comptables, l’outil génère automatiquement les bonnes imputations analytiques et l'enregistrement des écritures dans votre comptabilité. Notre solution est immatriculée auprès de l’administration fiscale. Elle supporte les différents formats de factures requis dans le cadre de la facture électronique et inclut l’apposition automatique d'une signature électronique pour chaque document importé sur la plateforme. Regate garantit ainsi la sécurité des échanges de données, que ce soit au niveau de l’acquisition ou de la création, de la lecture, de la modification, de la suppression, du partage, de la diffusion ou encore du stockage.

Le paiement est sécurisé et se fait par l’intermédiaire de nos partenaires bancaires de confiance. C’est un logiciel accessible sans téléchargement (SaaS, Software as a Service) qui permet aux fonctions Finance de gagner en temps et en productivité au quotidien. Son utilisation est facile, ergonomique et ne nécessite aucune formation. Enfin, l'outil est compatible avec la majorité des logiciels comptables du marché afin de fluidifier les échanges de données et d’automatiser la comptabilité.