La Gazette N°4

Pour tout savoir sur la réforme à venir !

La réforme de la facture électronique arrive à grands pas et vous avez du mal à suivre le rythme des avancées ? Tous les 15 jours, Regate vous résume les actualités sur cette révolution en cours. À lire en 5 mn top-chrono !

JFE 2023 : retrouvez tout le contenu en ligne

• La Journée de la Facture Électronique 2023 organisée par le FNFE-MPE s’est déroulée le 23 mars dernier à Paris (—> Voir La Gazette n°2).
• Au programme : Une présentation générale de la réforme par les services de l’État (DGFiP et AIFE), des retours d’expérience de la part de grandes entreprises, des conférences sur la situation internationale et l’interopérabilité, les bonnes pratiques pour bien se préparer, etc.
• Vous n’avez pas pu assister à l’événement ? Le FNFE-MPE vient de mettre en ligne l’ensemble des replays vidéos.

L’annuaire central : qu’est-ce que c’est ?

• Pour mettre en place la facturation électronique en France, l’État a choisi de s’appuyer sur un modèle en Y avec un double canal de transmission des factures à l’administration fiscale. Autrement dit : un Portail Public de Facturation (PPF) ou des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) privées serviront d’intermédiaire entre les entreprises et l’État.
• Afin de connaître le bon canal de transmission choisi par chaque entreprise, le bon fonctionnement de ce modèle implique la création d’un annuaire central qui référence toutes les entreprises assujetties à la TVA en France (B2B).
• Chaque entreprise pourra interroger cet annuaire pour connaître les adresses électroniques de ses clients. Cet annuaire servira ainsi à “router” les factures vers la bonne PDP. Attention : ce sera à chaque PDP d’indiquer dans l’annuaire qu’elle est la PDP destinataire de ses clients.
• Cet annuaire est d’autant plus utile qu’il permettra d’assurer une portabilité des adresses puisqu’en cas de changement de PDP, l’adresse destinataire d’une entreprise restera la même pour l’émetteur de la facture.
• Le choix des entreprises quant à leur PDP ou au PPF restera ainsi confidentiel, et ne sera connu que des PDP et du PPF pour les seuls besoins de routage des factures.
• C’est donc l’État qui aura, seul, le contrôle de cet outil et qui pourra y inscrire les nouvelles entreprises assujetties à la TVA. C’est également l’État qui en financera la construction et la maintenance, l’annuaire comportant in fine plus 4 millions d’entreprises.
• Il sera disponible pour le lancement de la phase pilote, en janvier 2024.
• En bref : L’annuaire est au cœur de l’interopérabilité entre les plateformes, véritable pilier de la réforme. C’est lui qui permettra aux entreprises d’utiliser les bonnes données d’envoi.
• Pour en savoir plus sur le circuit d’acheminement des factures, vous pouvez aussi consulter l’épisode consacré au sujet dans la web série réalisée avec notre partenaire Sage.

Refus d’utilisation de la facture électronique : que risque-t-on ?

La facture électronique va devenir progressivement obligatoire à partir du 1er juillet 2024. Mais que risquent les entreprises qui persisteraient à ne pas l’utiliser ?

• La loi prévoit des pénalités financières très lourdes : jusqu’à 15€ d’amende par facture, avec toutefois un plafond annuel de 15 000 € pour les entreprises qui n’utiliseraient pas la e-facture ou qui ne respecteraient par les mentions obligatoires.
• L’absence de e-reporting sera elle sanctionnée d’une amende de 250 € par facture.
• De leur côté, les PDP qui manqueraient à leur obligation de transmission des données à l’administration se verront également infliger des amendes de 15 € par facture et de 750 € par transmission dans le cadre du e-reporting, avec un plafond à 45 000 € par an.

Les entreprises ont donc tout intérêt à anticiper la mise en œuvre de la facturation électronique avant l’année prochaine !

Le chiffre à retenir : 15 € d’amende pour chaque facture non conforme à la facture électronique.

Cas pratique : Facture électronique et frais professionnels

Quelles conséquences la facture électronique va-t-elle avoir dans le quotidien des entreprises ? Pour y voir plus clair, La Gazette vous propose régulièrement d’étudier un cas pratique spécifique.

Prenons aujourd’hui le cas des notes de frais :

Vous invitez des clients au restaurant et vous demandez au restaurateur une facture adressée à l’entreprise. Vous payez directement le restaurateur avec votre carte personnelle et en présentant un justificatif vous vous ferez ensuite rembourser par votre entreprise. Cette dernière récupérera ensuite la TVA déductible.

Mais 3 scénarios sont possibles :

1. Le commerçant dispose d'un logiciel de caisse lui permettant d’émettre une facture électronique en B2B. Tout se fait simplement pour tout le monde ! Vous devrez lui donner le numéro de SIREN de votre entreprise (ou son adresse électronique) et ceci lui permettra de transmettre une facture “déjà payée” (par vous) à votre employeur. Vous pourrez ensuite vous faire rembourser avec un justificatif fourni par le restaurateur.
2. Son logiciel de caisse ne peut pas émettre une facture électronique en B2B. Dans ce cas, le commerçant vous encaisse comme un client B2C. Vous pourrez vous faire rembourser vos frais sur la base du ticket de caisse, mais le restaurateur devra aussi envoyer une facture électronique conforme à votre entreprise (en utilisant le PPF ou une PDP) pour que cette dernière puisse déduire la TVA.
3. Vous avez oublié de demander une facture avec les mentions nécessaires et vous avez simplement un ticket de caisse. Vous pouvez en demander le remboursement à votre entreprise, mais attention ! Cette dernière ne pourra pas déduire la TVA car elle ne disposera pas de facture à son nom.

Par volonté de simplification, des exceptions sont néanmoins prévues pour certaines dépenses professionnelles, comme les frais de péage ou de stationnement : elles ne seront pas concernées par l’obligation d’émission ou de réception de facture électronique.

Les prochaines dates à ne pas manquer

Deux rendez-vous sont programmés le 18 avril prochain :

• Un Webinar de présentation de la phase pilote. Organisé par la DGFiP (sur invitation).
• Une nouvelle réunion de la Communauté des Relais (à Bercy ou en visioconférence). Organisée par la DGFiP et l’AIFE (sur invitation).

Quizz : Facturation électronique et e-reporting

Vous voulez tester l’état de vos connaissances sur la réforme de la facture électronique ? Nous vous proposerons régulièrement un rapide quizz dans La Gazette. Pour ce nouveau numéro, penchons-nous sur le e-reporting…

Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez également cet épisode de la web série réalisée avec notre partenaire Sage.